Der Übergang vom dritten ins vierte Quartal ist für viele KMUs und Konzerne der Zeitpunkt, an dem die Weichen für das kommende Geschäftsjahr gestellt werden. Budgets werden geplant, Investitionen priorisiert und strategische Projekte diskutiert. Unsere Erfahrung als Digitalagentur aus den vergangenen rund 20 Jahren zeigt: Genau das ist der richtige Moment, um digitale Weiterentwicklung ganzheitlich im Sinne Ihres Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen.
Digitale Weiterentwicklung betrifft selten nur einen einzelnen Fachbereich. Ein erfolgreicher Digital-Workshop bringt deshalb unterschiedliche Perspektiven aus Geschäftsführung, Marketing, Vertrieb, IT und weiteren relevanten Bereichen frühzeitig zusammen.
Das Mittel der Wahl zur individuell erfolgreichen Maßnahmenplanung heißt Digital-Workshop. Ganz gleich, ob Sie einen Webseiten-Relaunch, einen neuen Online-Shop, digitale Marketing-Automation oder die Optimierung bestehender Prozesse im Web angedacht haben: Wofür sinnhaft im neuen Jahr Budget bereitgestellt werden sollte, lässt sich am Ende des Tages anhand einer übergeordneten Frage beantworten:
Welche digitalen Maßnahmen bringen unser Unternehmen im kommenden Jahr tatsächlich weiter?
Ein strukturierter Digital-Workshop schafft dafür die Grundlage. Damit:
- Bringen Sie die relevanten Perspektiven innerhalb Ihres Unternehmens zusammen
- Machen Sie unterschiedliche Anforderungen sichtbar
- Leiten Sie aus vielen Einzelideen und -baustellen eine klare Priorisierung ab
Warum der Herbst der richtige Zeitpunkt für strategische Workshops ist
Im laufenden Geschäftsjahr bleibt strategische Arbeit häufig hinter dem Tagesgeschäft zurück. Marketing beschäftigt sich mit Kampagnen, der Vertrieb mit Kunden und Leads, die IT mit bestehenden Systemen und die Geschäftsführung mit aktuellen wirtschaftlichen Entwicklungen. Digitale Themen werden dadurch oft erst dann grundsätzlich diskutiert, wenn ein konkretes Problem entsteht, wie beispielsweise:
- Die Webseite ist technisch, optisch oder funktional nicht mehr up to date
- Der Online-Shop deckt den Bedarf nicht mehr ab
- Interne Prozesse verursachen zu viel manuellen Aufwand
- Neue Anforderungen lassen sich nur noch über Sonderlösungen umsetzen
- Wettbewerber haben digital aufgeholt
Das Problem: Wenn die Budgetplanung bereits weit fortgeschritten ist, bleibt für eine fundierte Analyse häufig nur wenig Zeit. Der Übergang ins vierte Quartal bietet dagegen die Möglichkeit, vor der endgültigen Budgetentscheidung einen Schritt zurückzutreten – und durchdacht zu analysieren, wo der Handlungsbedarf liegt.
Viele digitale Projekte scheitern am falschen Ausgangspunkt
Ein Relaunch kann hervorragend umgesetzt sein und trotzdem die eigentlichen Probleme des Unternehmens nicht lösen. Dasselbe gilt für neue Shopsysteme, CRM-Lösungen, Marketing-Tools oder KI-Anwendungen. Der Grund liegt häufig darin, dass die Diskussion zu früh bei der Lösung beginnt. Vielleicht kennen Sie ja Aussagen wie: „Wir brauchen eine neue Webseite“, „Wir müssen KI einsetzen“ oder „Unser Shop muss modernisiert werden.“ Das kann durchaus der Fall sein. Doch bevor Sie dies festlegen – und direkt die Budgets entsprechend verplanen – lohnt sich der Schritt zurück.
Sichern Sie Ihre digitale Budgetplanung mit folgenden Fragen im Vorfeld ab
- Welches geschäftliche Ziel verfolgen wir?
- Wo verlieren wir heute Zeit, Geld oder Geschäftspotenzial?
- Welche Anforderungen werden in den kommenden Jahren wichtiger?
- Welche Systeme und Prozesse unterstützen diese Entwicklung – und welche bremsen sie?
- Wo besteht kurzfristiger Handlungsbedarf?
- Welche Maßnahmen können sinnvoll aufeinander aufbauen?
Gerade bei komplexen digitalen Systemlandschaften ist die ganzheitliche Herangehensweise ein essenzieller Erfolgsfaktor. Eine Webseite kann beispielsweise technisch funktionieren, gleichzeitig aber Marketingprozesse ausbremsen, ein Online-Shop gute Umsätze erzielen, während manuelle Datenpflege erhebliche interne Kapazitäten bindet.
Direkte Kosten sind bei digitalen Projekten nur ein Teil der Rechnung. Auch interne Aufwände, technische Schulden und entgangene Potenziale können bestehende Websites und Online-Shops langfristig verteuern. Wie diese Faktoren zusammenspielen, zeigt auch unser aktueller Budget-Fallen-Check für Websites und Online-Shops.
Das macht einen erfolgreichen Digital-Workshop aus
Ein erfolgreicher Digital-Workshop beginnt in der Regel mit einer gemeinsamen Bestandsaufnahme. Wobei gemeinsam bedeutet, dass die Personen daran mitwirken, die unterschiedliche Perspektiven und Bedürfnisse in Bezug auf die digitale Weiterentwicklung Ihres Unternehmens haben. Je nach Projekt können dazu beispielsweise gehören:
- Geschäftsführung
- Marketing / Vertrieb
- IT / E-Commerce
- Kundenservice
- Produktverantwortliche
- weitere Fachbereiche
Das Ziel hier ist, die unterschiedlichen Anforderungen an die digitale Zukunft Ihrer Firma sichtbar zu machen. Denn häufig entstehen wichtige Erkenntnisse genau dort, wo Perspektiven aufeinandertreffen. Ein gut geplanter – und vor allem auch moderierter – Digital-Workshop kann diese Anforderungen zusammenführen.
So planen Sie einen erfolgreichen Digital-Workshop
Konkrete Ergebnisse benötigen klare Vorbereitung und Struktur. Unser 5-Stufen-Plan kann Ihnen dabei helfen.
Stufe 1: Ausgangslage und Ziele im Vorfeld verstehen
Bevor alle Beteiligten zusammenkommen, klären Sie zunächst die Ausgangssituation. Dabei hilft es Ihnen, sich unter anderem mit Aspekten wie diesen zu beschäftigen:
- Welche digitalen Systeme und Plattformen sind aktuell im Einsatz?
- Welche konkreten Herausforderungen bestehen?
- Welche Projekte oder Ideen stehen bereits im Raum?
- Welche strategischen Unternehmensziele sind für die absehbare Zukunft relevant?
- Welche Entscheidungen sollen durch den Workshop vorbereitet werden?
So können Sie den Workshop individuell auf die tatsächliche Situation Ihres Unternehmens zuschneiden.
Stufe 2: Status quo gemeinsam betrachten
Analysieren Sie gemeinsam die bestehende Situation und Ihren aktuellen digitalen Stand. Auch hier hilft es, sich u. a. Fragen wie diese zu stellen:
- Welche bestehenden digitalen Kanäle haben/nutzen wir?
- Welche internen digitalen Prozesse gibt es? Gibt es Schnittstellen zwischen den Systemen?
- Wie werden Marketing- und Vertriebsprozesse digital abgebildet?
- Wie verhalten sich Nutzeranforderungen und technische Gegebenheiten?
Häufig zeigt sich unserer Erfahrung nach in dieser Phase, dass verschiedene Abteilungen dasselbe Problem unterschiedlich wahrnehmen. Genau diese Transparenz ist wichtig, um später erfolgreiche Optimierungen durchführen zu können.
Neben den Einschätzungen der beteiligten Fachbereiche helfen konkrete Daten bei der Bewertung des Status quo. Dazu können beispielsweise Analytics- und Vertriebskennzahlen, wiederkehrende Supportanfragen, System- und Schnittstellenübersichten, interne Aufwände oder bekannte technische Einschränkungen gehören. So lässt sich besser unterscheiden, wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht und wo zunächst nur eine Annahme im Raum steht.
Stufe 3: Ziele für das kommende Jahr definieren
Im nächsten Schritt richtet sich der Blick nach vorne. Definieren Sie konkrete Ziele, die Sie mittels digitaler Hilfe erreichen wollen. Das kann beispielsweise sein:
- mehr qualifizierte Leads gewinnen
- digitale Vertriebskanäle ausbauen
- Conversion-Raten verbessern
- interne Prozesse automatisieren
- die Marke digital stärken
- neue Services entwickeln
- Daten besser nutzbar machen
- technische Risiken reduzieren
- Mitarbeitende entlasten
Wichtig ist dabei, zwischen Zielen und Maßnahmen zu unterscheiden. Beispiel: „Wir brauchen eine neue Webseite“ ist eine Maßnahme. „Den digitalen Vertrieb für die nächsten fünf Jahre skalierbar aufstellen“ ist ein Ziel.
Genau hier setzt eine digitale Strategie an: Sie verbindet die übergeordneten Unternehmensziele mit konkreten Prioritäten und schafft damit eine Grundlage für die anschließende Maßnahmenplanung.
Stufe 4: Maßnahmen priorisieren
Ideen und Wünsche für digitalen Fortschritt gibt es in der Regel viele. Die Herausforderung besteht darin, zu entscheiden, was wann umgesetzt werden sollte.
Ein Workshop kann deshalb helfen, verschiedene Vorhaben strukturiert zu bewerten. Betrachten Sie dabei beispielsweise Aspekte wie:
- Den erwarteten geschäftlichen Nutzen
- Den technischen Handlungsbedarf
- Die Abhängigkeiten von anderen Projekten / erforderliche Ressourcen
- Die zeitliche Dringlichkeit
- Die Chancen und Risiken
Entscheidend ist, dass Ihr Unternehmen seine Budgets letztlich anhand nachvollziehbarer Prioritäten verplant!
Stufe 5: Eine realistische Roadmap entwickeln
Ein Digital-Workshop endet idealerweise damit, dass Sie aus einzelnen Wünschen und Anforderungen eine strategische Roadmap entwickeln können. Das ist insbesondere für die Budgetplanung relevant. Wenn Sie das beherzigen, können Sie Projekte realistisch planen und vermeiden, dass im Laufe des Folgejahres ungeplante Zusatzbudgets notwendig werden.
Was Sie aus Ihrem Digital-Workshop mitnehmen sollten
Am Ende sollten konkrete Ergebnisse stehen, beispielsweise:
- klar definierte digitale Ziele
- eine Übersicht über zentrale Herausforderungen
- priorisierte Maßnahmen
- Entscheidungsgrundlagen für die Budgetplanung
- Klarheit über notwendige nächste Schritte
Je nach Ausgangslage kann daraus anschließend eine detailliertere Konzeption, ein Audit, eine technische Analyse oder direkt ein konkretes Digitalprojekt entstehen.
Jetzt analysieren, damit Sie 2027 gezielt investieren können
Der Übergang vom dritten ins vierte Quartal bietet Ihnen die optimale Gelegenheit, vor der finalen Budgetplanung fürs Folgejahr die richtigen Fragen zu stellen.
- Welche digitalen Themen sind für unser Unternehmen wirklich relevant?
- Wo besteht tatsächlicher Handlungsbedarf?
- Welche Projekte sollten 2027 starten – und welche können warten?
Ein strukturierter Digital-Workshop schafft die Grundlage, diese Fragen gemeinsam zu beantworten.
