Die Nachfrage steigt, neue Aufträge kommen hinzu, Ihr Unternehmen wächst. Eine gute Entwicklung. Eigentlich. Wäre da nicht das Overhead-Thema. Denn mit jedem zusätzlichen Projekt wächst auch der organisatorische Aufwand. Ihr Team benötigt mehr Abstimmungen, mehr Termine, mehr Dokumentation … Häufige Folge: Die Mitarbeitenden verwalten zunehmend, statt sich um ihre Aufgaben im Kerngeschäft zu kümmern. Das sorgt für Frust und oft auch mangelnde Qualität der Umsetzung.
Gerade wenn der zusätzliche Arbeitsanfall nur vorübergehend ist oder sich der langfristige Personalbedarf noch nicht abschätzen lässt, stellt sich daher eine zentrale Frage: Wie lässt sich das Projektgeschäft mit Hilfe digitaler Tools skalieren, ohne dass der Personalbedarf im gleichen Maß wächst? Genau das zeigen wir Ihnen in der Folge.
Wo im Projektgeschäft wertvolle Zeit verloren geht
Bevor Unternehmen ihre Prozesse optimieren, lohnt sich ein Blick auf die täglichen Abläufe. Denn oft sind es die vielen kleinen Tätigkeiten, die Mitarbeitende ausbremsen. Genau deshalb gilt auch eine wichtige Grunderkenntnis: Viele neue Tools helfen nicht viel. Gezielt und passend müssen sie sein. Mehr dazu später. Bleiben wir zunächst bei den typischen Zeitfressern im Projektgeschäft.
Dazu gehören:
- Manuelle Projektplanung: Für neue Aufträge werden Aufgaben, Zeitpläne und Zuständigkeiten immer wieder neu angelegt, obwohl sich viele Abläufe wiederholen.
- Aufwendige Abstimmungen: Projektverantwortliche sammeln Informationen per E-Mail, organisieren zusätzliche Meetings und fragen Statusinformationen einzeln ab.
- Zu viele Tools und Kommunikationskanäle: Aufgaben stehen in einem Projektmanagement-Tool, Entscheidungen in E-Mails und aktuelle Informationen in Chats. Das erschwert den Überblick und macht vieles am Ende doch personenabhängig.
- Fehlende Transparenz: Es ist nicht jederzeit klar, wer woran arbeitet, welche Kapazitäten verfügbar sind und wo sich Verzögerungen abzeichnen.
- Doppelte Arbeit: Informationen werden mehrfach erfasst, Aufgaben parallel bearbeitet.
In der Summe entsteht so ein erheblicher zusätzlicher Aufwand, der mit der Zahl der Projekte weiter wächst. Was also tun? Grundsätzlich besteht die Lösung darin, Mitarbeitende von vermeidbarem Organisationswahnsinn zu entlasten und Prozesse gezielt zu verschlanken. Dafür müssen Unternehmen ihre Abläufe zunächst ganzheitlich betrachten.
Neue digitale Tools? Wenn, dann sinnvoll!
Ein weit verbreiteter Irrglaube vieler Entscheider ist, dass digitale Unterstützung ein Unternehmen automatisch effizienter macht. Spoiler Alert: Tut sie nicht. Werden zusätzliche Anwendungen eingeführt, ohne bestehende Abläufe und Schnittstellen zu berücksichtigen, können sogar neue Abstimmungsschleifen entstehen. Mitarbeitende müssen dann nicht weniger Informationen pflegen, sondern dieselben Informationen in noch mehr Systemen!
Eine Digitalisierung des Projektgeschäfts, die Ihnen wirklich weiterhilft, setzt deshalb bei der Prozesslogik an. Das bedeutet aus unserer rund 20-jährigen Erfahrung als Digitalagentur: Den gesamten Ablauf betrachten. Von der ersten Anfrage über Angebot, Projektstart und Umsetzung bis hin zum Abschluss. Dabei sollte Ihr Unternehmen mehrere Fragen klären:
- Welche Schritte sind notwendig, welche im Grunde optional?
- Wer ist für einzelne Aufgaben und Freigaben verantwortlich?
- Wo werden Informationen benötigt und wie gelangen sie dorthin?
- Welche bestehenden Systeme müssen ggf. miteinander verbunden werden?
- Welche Daten lassen sich zentral pflegen und für verschiedene Aufgaben wiederverwenden?
Das Ziel? Ein durchgängiger Prozess, in dem Informationen möglichst nur einmal erfasst werden und anschließend dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden. Einheitliche Standards schaffen zusätzlich Orientierung und erleichtern die Zusammenarbeit. Gleichzeitig muss genügend Spielraum für Projekte mit individuellen Anforderungen bleiben. Bei ECONSOR betrachten wir Effizienz deshalb nicht als Ergebnis einzelner Tools, sondern als Zusammenspiel aus klaren Prozessen. Sorgsam ausgesuchten Anwendungen. Intelligenter Systemintegration. Und nicht zuletzt Workflows, die Sie wo immer möglich unabhängig von Einzelpersonen machen.
Tipp: Wie sich dieser Ansatz auf unterschiedliche digitale Abläufe übertragen lässt, lesen Sie auf unserer Seite zu Effizienz und Automatisierung.
Die fünf wichtigsten Hebel, um das Projektgeschäft digital zu skalieren
Wie also kann Ihr Unternehmen diese Prinzipien konkret umsetzen? Zum Beispiel, indem Sie die folgenden fünf Hebel nutzen:
1. Wiederkehrende Projekte standardisieren
Viele Projekte unterscheiden sich inhaltlich, folgen organisatorisch aber einem ähnlichen Muster. Statt bei jedem neuen Auftrag von vorne zu beginnen, können wiederverwendbare Vorlagen, Checklisten und Aufgabenpakete enorm viel Zeit einsparen. Standardisierte Projektstarts beispielsweise können automatisch die wichtigsten Aufgaben, Zuständigkeiten, Meilensteine und Freigaben enthalten.
Der Vorteil: Mitarbeitende müssen weniger planen und organisieren, wichtige Schritte werden seltener vergessen und bewährte Vorgehensweisen lassen sich auf weitere Projekte übertragen. Wichtig ist, Standards dort einzusetzen, wo sie sinnvoll sind – ohne individuelle Projektanforderungen unnötig einzuschränken.
2. Routineaufgaben automatisieren
Benachrichtigungen, Erinnerungen, Statusmeldungen oder die Übergabe von Informationen zwischen Prozessschritten: Das sind Standards nahezu jedes Workflows. Digitale Workflows können solche Aufgaben automatisch auslösen. Wird ein Auftrag freigegeben, können beispielsweise ein Projekt angelegt und die zuständigen Personen informiert werden. Das vermeidet Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen.
Entscheidend ist, zunächst klare Abläufe und Regeln zu definieren. Denn ein schlecht organisierter Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch besser.
3. Projektstatus und Kapazitäten transparent machen
Wer mehrere Projekte parallel betreut, muss wissen, welche Aufgaben anstehen und wie die vorhandenen Ressourcen verteilt sind. Fehlt dieser Überblick, werden Probleme oft erst sichtbar, wenn Termine bereits gefährdet sind.
Digitale Dashboards und integrierte Projektübersichten können den aktuellen Stand laufender Projekte, wichtige Meilensteine und verfügbare Kapazitäten zentral darstellen. So lassen sich Abhängigkeiten und mögliche Konflikte frühzeitig erkennen. So können Sie auch Ressourcen gezielter verplanen.
4. Informationen zentral verfügbar machen
Eine zentrale, nachvollziehbar strukturierte Informationsbasis, in der relevante Dokumente, Aufgaben, Entscheidungen und Projektinformationen verfügbar sind, spart Zeit und Nerven. Sie reduziert doppelte Arbeit und Fehler. Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen können dafür sorgen, dass Informationen nicht mehrfach gepflegt werden müssen.
Auch eine konsequente Dokumentation zahlt sich aus: Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten bleiben erhalten und können bei ähnlichen Aufgaben erneut genutzt werden. Dadurch sinkt die Abhängigkeit von individuellen Personen.
5. Künstliche Intelligenz gezielt einsetzen
KI kann dazu beitragen, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren. Sinnvoll ist ihr Einsatz vor allem bei klar abgegrenzten, wiederkehrenden Aufgaben. So können KI-Anwendungen beispielsweise Besprechungsnotizen zusammenfassen, Projektdokumentationen vorbereiten oder relevante Informationen aus größeren Dokumentbeständen auffindbar machen.
Einfache, regelbasierte Abläufe lassen sich hingegen häufig über klassische Workflow-Automatisierung effizienter und verlässlicher abbilden. Bei KI-Anwendungen müssen zusätzlich Datenqualität, Datenschutz, Zugriffsrechte und eine angemessene menschliche Kontrolle berücksichtigt werden. Merke: Richtig eingesetzt, ergänzt KI bestehende digitale Prozesse – sie ersetzt aber keine Verantwortlichkeiten.
Schritt für Schritt vorgehen statt das gesamte System umzubauen
Die Digitalisierung des Projektgeschäfts muss kein umfassendes Großprojekt sein. Häufig ist es sinnvoller, zunächst einen konkreten Engpass zu identifizieren und gezielt zu verbessern. Ein strukturiertes Vorgehen hilft dabei, Aufwand und Nutzen im Blick zu behalten.
- Den Ist-Zustand analysieren: Wo entstehen Wartezeiten? Welche Informationen werden mehrfach erfasst? Welche Tätigkeiten erfordern besonders viele manuelle Schritte?
- Verbesserungen priorisieren: Mögliche Maßnahmen sollten nach Aufwand, Wirkung und Umsetzbarkeit bewertet werden.
- Verantwortlichkeiten und Technik zusammenführen: Zielabläufe werden definiert, Zuständigkeiten festgelegt. Erst dann wird entschieden, welche Systeme angepasst oder miteinander verbunden werden.
- Ergebnisse überprüfen und optimieren: Werden Aufgaben schneller erledigt? Sinkt der Abstimmungsaufwand? Werden Termine verlässlicher eingehalten? Die Ergebnisse zeigen, wo weitere Anpassungen sinnvoll sind und welche Lösungen sich auf andere Projekte übertragen lassen.
Erfolg messen: Werden Mitarbeitende tatsächlich entlastet?
Ob digitale Maßnahmen wirken, lässt sich nicht allein daran erkennen, dass neue Software eingeführt oder ein Prozess automatisiert wurde. Entscheidend ist, ob sich die Abläufe messbar verbessern. Dafür sollten Unternehmen vor der Umsetzung geeignete Kennzahlen festlegen und mit den späteren Ergebnissen vergleichen.
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Durchlaufzeit | Dauer einzelner Projektphasen, etwa von der Anfrage bis zum Projektstart und vom Projektstart bis zum Abschluss. |
| Termintreue | Anteil der Meilensteine, die zum vereinbarten Termin erreicht werden. |
| Administrativer Aufwand | Erfasste Zeit für Koordination, Dokumentation und Routineaufgaben je Projekt. |
| Planungssicherheit | Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Aufwänden, Terminen und Ressourceneinsätzen. |
| Projektmarge | Differenz zwischen Projekterlösen und zurechenbaren Projektkosten im Verhältnis zu den Projekterlösen. |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Bewertung von Arbeitsbelastung, Transparenz und Zusammenarbeit durch wiederkehrende Befragungen. |
Nicht jede Kennzahl ist für jedes Unternehmen gleich relevant. Wichtig ist, dass die ausgewählten Größen zu den angestrebten Verbesserungen passen. Dabei sollte das Ziel nicht sein, Mitarbeitende einfach stärker auszulasten. Es geht vielmehr darum, vermeidbare Tätigkeiten zu reduzieren, vorhandene Kapazitäten wirksamer einzusetzen und dabei Qualität und Zusammenarbeit zu sichern.
