Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Energie, damit ein Systemwechsel technisch sauber umgesetzt wird. Trotzdem scheitern viele dieser Projekte.
Woran liegt das also, wenn nicht an der Technik? In unserem Blogbeitrag zeigen wir, welche Faktoren in der Praxis häufig unterschätzt werden und worauf es bei einem erfolgreichen Systemwechsel wirklich ankommt.
Der Mythos: Die Technologie ist das größte Risiko
Bei einem geplanten Systemwechsel entsteht schnell die Sorge, dass das neue CMS oder Shopsystem nicht stabil genug ist, Funktionen fehlen oder die technische Umsetzung zu komplex wird. Dadurch entsteht der Eindruck, dass die Technologie das größte Risiko eines solchen Projekts darstellt.
Aus der Praxis wissen wir jedoch, dass das ein Mythos ist. Moderne CMS und Shopsysteme sind heute technisch sehr ausgereift. Sie bieten stabile Architekturen, umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten und zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen. Technische Probleme sind daher selten der Grund, warum Projekte scheitern. Die eigentlichen Herausforderungen entstehen fast immer woanders.
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Die häufigsten Gründe, warum Systemwechsel scheitern
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass bestimmte Muster, Projekte unnötig erschweren. Dazu zählen vor allem Faktoren, die im Vorfeld nicht ausreichend berücksichtigt oder im Projektverlauf zu spät erkannt werden. Diese sind:
Unterschätzter Migrationsaufwand
Viele Unternehmen unterschätzen, wie aufwendig die Migration bestehender Inhalte und Daten tatsächlich ist. Websites und Online-Shops wachsen über Jahre hinweg und enthalten oft tausende Seiten, Bilder, Dokumente oder Produktdaten.
Diese Inhalte müssen strukturiert analysiert, aufbereitet und in das neue System übertragen werden. Gleichzeitig müssen auch Aspekte wie URL-Strukturen, Weiterleitungen, SEO-Daten oder Medienbibliotheken berücksichtigt werden. Wenn dieser Aufwand zu spät erkannt wird, entstehen schnell Zeitverzögerungen und zusätzliche Kosten.
Planen Sie die Migration frühzeitig und erstellen Sie eine vollständige Übersicht aller Inhalte, Daten und Medien. Ein strukturierter Content- und Datencheck hilft, Aufwand, Risiken und notwendige Weiterleitungen realistisch einzuschätzen.
Fehlende Strategie vor dem Wechsel
Ein häufiger Fehler besteht darin, zuerst ein neues System auszuwählen und erst danach zu überlegen, wie es eingesetzt werden soll. Ohne klare Ziele und Anforderungen kann jedoch auch die beste Plattform ihr Potenzial nicht entfalten.
Erfolgreiche Systemwechsel beginnen daher mit einer strategischen Phase, in der Ziele, relevante Prozesse sowie notwendige Inhalte und Funktionen klar definiert werden. Wer diese Grundlagen frühzeitig festlegt, schafft eine solide Basis für die spätere Umsetzung.
Erstellen Sie vor der Systemauswahl eine kurze Entscheidungsgrundlage mit den wichtigsten Anforderungen, Prioritäten und zukünftigen Nutzungsszenarien. So lässt sich im Entscheidungsprozess besser prüfen, ob ein System wirklich zu den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens passt.
Interne Widerstände im Unternehmen
Ein Systemwechsel betrifft selten nur die IT. Auch Marketing, Redaktion, Vertrieb oder Kundenservice arbeiten später mit dem neuen System. Wenn diese Teams nicht frühzeitig eingebunden werden, entstehen Unsicherheiten oder Widerstände.
Neue Workflows, veränderte Redaktionsprozesse oder zusätzliche Schulungsbedarfe können die Akzeptanz des Systems beeinträchtigen. Eine transparente Kommunikation und die frühzeitige Einbindung der beteiligten Abteilungen helfen dabei, solche Herausforderungen zu vermeiden.
Zeigen Sie früh konkrete Vorteile des neuen Systems im Arbeitsalltag. Kurze Demos, Beispiel-Workflows oder Pilotbereiche helfen Teams besser zu verstehen, wie sie später mit dem System arbeiten werden.
Zu viele Individualentwicklungen
In vielen Projekten entstehen zusätzliche Anforderungen erst im Verlauf der Umsetzung, etwa durch spezielle Prozesse, bestehende Systemlandschaften oder individuelle fachliche Bedürfnisse. Das kann dazu führen, dass der Standardumfang des neuen Systems stark erweitert wird.
Je mehr individuelle Anpassungen jedoch hinzukommen, desto komplexer werden Entwicklung, Testing und spätere Wartung. Zudem steigt das Risiko, dass Zeitpläne und Budgets unter Druck geraten.
Prüfen Sie jede Individualentwicklung kritisch. Oft lassen sich Anforderungen auch mit Standardfunktionen oder Erweiterungen lösen – das spart Aufwand und reduziert spätere Wartungskosten.
So gehen Sie einen CMS- oder Shopsystemwechsel richtig an
Neben den Gründen, die häufig zum Scheitern eines Systemwechsels führen, gibt es auch einige Punkte, die Unternehmen aktiv für einen erfolgreichen Wechsel berücksichtigen sollten. Dazu gehört vor allem, den Prozess nicht erst mit der Auswahl des neuen Systems zu beginnen, sondern den Wechsel frühzeitig als eigenständiges Projekt sauber aufzusetzen.
Wichtig sind dabei klare Zuständigkeiten, realistische Zeitfenster und ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Ziele mit dem neuen CMS oder Shopsystem erreicht werden sollen. Ebenso hilfreich ist es, ausreichend Raum für Abstimmung, Tests und Korrekturen einzuplanen, damit Entscheidungen nicht unter Zeitdruck getroffen werden müssen.
Wenn Sie einen Systemwechsel strukturiert und mit einem klaren Rahmen angehen, sorgen Sie dafür, dass das neue System auch langfristig erfolgreich genutzt wird. Denn am Ende geht es nicht nur darum, ein altes System zu ersetzen, sondern durch das neue System zu wachsen.
In unserem Blogbeitrag zeigen wir genauer, wie der Systemwechsel zur Wachstumsentscheidung wird und wie Sie diesen so angehen, dass er nicht nur technisch funktioniert, sondern auch Conversions und Umsatz steigert.
Was ECONSOR besonders macht, ist der ganzheitliche Blick auf den Wechsel. Wir verbinden Strategie, UX, SEO, Content, Programmierung und Online-Marketing zu einem klaren Vorgehen. Dadurch begleiten wir nicht nur die Einführung eines neuen Systems, sondern schaffen die Grundlage für digitale Plattformen, die langfristig besser performen und Unternehmen wirklich voranbringen.
Aus unserer Projektpraxis wissen wir zudem, an welchen Stellen CMS- oder Shopsystemwechsel besonders anfällig sind, welche Aufwände häufig unterschätzt werden und welche Themen frühzeitig geklärt sein müssen, damit der Wechsel tragfähig umgesetzt werden kann. Gleichzeitig sorgt ECONSOR mit dem Blick von außen dafür, Anforderungen klarer zu priorisieren und unnötige Komplexität im Projekt zu vermeiden. So entstehen fundierte Entscheidungen, sauber geführte Abstimmungen und ein Systemwechsel, der kontrolliert und professionell umgesetzt wird.
Was am Ende über den Erfolg entscheidet
Gerade bei einem Systemwechsel lohnt es sich, Verantwortung nicht vollständig intern zu bündeln. Eine Digitalagentur bringt zusätzliche Kapazitäten, einen klaren Außenblick und die nötige Routine mit, um auch in komplexen Projektphasen handlungsfähig zu bleiben. Das entlastet Teams im Unternehmen und schafft mehr Sicherheit bei Entscheidungen, die weitreichende Folgen haben.
Gleichzeitig kennt eine erfahrene Agentur typische Ursachen für das Scheitern solcher Projekte und kann Risiken frühzeitig erkennen, richtig einordnen und gezielt gegensteuern. Für viele Unternehmen ist genau das der Unterschied zwischen einem Projekt, das scheitert und einem Wechsel, der ein Unternehmen voranbringt.
