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Dateiversionierung im Webdesign

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Wie Sie Datenchaos vermeiden!

Das Gestalten von Webseiten ist ein zeitaufwendiger Prozess, bei dem man sich aus unzähligen Gestaltungsmöglichkeiten letztendlich für ein finales Design entscheiden muss. Die meisten Webseiten-Besucher wissen nicht, dass dazu meist mehrere Zwischenentwürfe und völlig unterschiedliche Varianten des Designs ausgearbeitet und sinnvoll abgespeichert werden müssen. Oftmals setzt sich das finale Aussehen aus allen vorherigen Entwürfen zusammen. Wie schafft man es aber, sich die Möglichkeit aufrechtzuerhalten, aus früheren Varianten die gewünschten Bestandteile zu nutzen, ohne dabei Dateien zu überschreiben bzw. zu löschen? Hier kommt die Dateiversionierung ins Spiel. Durch ein intelligentes System aus der Dateibenennung und einer sinnvollen Ordnerstruktur schaffen Sie es, flexibel auf die Wünsche Ihrer Kunden einzugehen und den Überblick über Ihre Zwischenstände zu behalten.

Behalten Sie den Überblick

Sehr häufig passiert es Designern, dass Sie Ihr frisch erstelltes Design für final halten, der Kunde aber noch Anpassungswünsche hat. Eine Dateibenennung wie beispielsweise „webdesign-02-final-überarbeitet.psd“ ist hier nicht zielführend, wenn man zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen will, welche Anpassungen zu welchem Zeitpunkt daran vorgenommen wurden. Andere Designer, die eventuell nach einem auf die Datei zugreifen wollen, finden sich zudem in einem riesigen „Datei-Dschungel“ wieder.

Dateinamen als Grundlage der Struktur

Noch vor dem Projektstart sollte man sich daher auf ein allgemein verständliches Dateinamen-System einigen, welches jedem Mitarbeiter bekannt ist. In unserer Agentur beginnen Dateinamen mit dem Datum, an dem die Datei erstellt bzw. überarbeitet wurde. Alleine dieser erste Schritt ermöglicht es, festzustellen, in welcher Reihenfolge die Dateien bearbeitet wurden, sodass man immer Zugriff auf die neueste Version hat. Werden für ein Webdesign beispielsweise von vornherein drei verschiedene Routen ausgearbeitet, dann ist es Sinnvoll, diese mit Nummerierungen zu kennzeichnen: „2018-06-25-webdesign-Route1.psd“ beispielsweise lässt sich direkt von „2018-06-25-webdesign-Route2.psd“ unterscheiden. Da Webdesigns stets in Absprache mit dem Kunden weiterentwickelt werden, ist innerhalb dieser Routen auch meistens eine Dateiversionierung vonnöten. „2018-06-25-webdesign-Route1-V1-0.psd“ wäre hierbei die erste erstellte Datei der 1. Route. Bei kleinen Anpassungen würde sich die Nebenversionsnummer von „V1-0“ auf „V1-1“, „V1-2“ usw. erhöhen. Bei umfangreichen Änderungen würde die Hauptversionsnummer um 1 erhöht.

Durch eine solche, zunächst umständlich erscheinende Dateibenennung, behält man sich die Flexibilität bei, auf Kundenwünsche präzise einzugehen. Kundenaussagen wie: „Könnten Sie den Button aus ‘Route1-V1-4’ bitte bei ‘Route3-V3-1’ verwenden“ sind dann kein Problem mehr. Jeder Beteiligte weis sofort darüber Bescheid, in welcher Datei welche Elemente zu finden sind und wann sie erstellt wurden. Je nach Bedarf können weitere Versionierungselemente hinzugefügt werden, um noch genauer zu unterscheiden.

Sinnvolle Ordnerstrukturen

Legen Sie zudem einheitliche Ordnerstrukturen für jedes Projekt an. Legen Sie beispielsweise fest, dass bestimmte Ordner ausschließlich Webdesign-Dateien beinhalten, Andere die verwendeten Rohmaterialien wie Bilder und Schriftarten oder auch Texte. Das Anlegen von „Customer-Ordnern“, in denen ausschließlich exportierte Webdesign-Screens liegen, ist ebenfalls von Vorteil. Die Kombination aus einer einheitlichen Dateibenennung und Ordnerstruktur sorgen dafür, dass sich Jeder sofort zurechtfindet und man ohne weiter Absprache weiß, wo welche Dateien abliegen.

Zusammenarbeit an Webdesign-Dateien

Wichtig bei der Dateiversionierung ist, dass alle Mitarbeiter, welche mit den Dateien zu tun haben, das System kennen, verstehen und auch selbst anwenden. Ansonsten bleibt das „Benennungs-Chaos“ bestehen und Sie verlieren kostbare Zeit durch unnötiges Suchen. In vielen Fällen kommt es auch vor, dass mehrere Gestalter an demselben Design arbeiten. Um dem lästigen Hin- und Herschieben von Dateien via USB-Stick oder Festplatte aus dem Weg zu gehen, sind cloudbasierte Lösungen wie beispielsweise Dropbox oder Serverbasierte NAS-Systeme vonnöten. Diese ermöglichen es jedem Designer, nahezu in Echtzeit die von den Kollegen aktualisierten Dateien aufzurufen und daran weiterzuarbeiten. Lediglich bei sehr großen Dateien dauert die Synchronisierung von Dateien etwas länger.

Interaktion mit Kunden

Die bisher genannten Optionen eignen sich jedoch nur bedingt für die Rücksprache mit dem Kunden. Während die Freigabe von Dropbox-Ordnern an Dritte zwar möglich ist, gestaltet sich das bei NAS-Systemen schwieriger. Zudem ergibt es aus Sicherheitsgründen mehr Sinn, Bearbeitungsdateien von Präsentationsdateien getrennt abzuspeichern.

Online-Dienste wie beispielsweise InVision sind speziell darauf ausgelegt, mit dem Kunden zu Interagieren und die erstellten Webdesigns direkt in einer Device-Simulation zu präsentieren. So können Prototypen in einer Desktop- sowie einer Smartphone- und Tablet-Ansicht präsentiert und geteilt werden. Die Kunden können dann mittels Kommentarfunktion oder telefonisch Rücksprache mit Ihnen halten. Bei InVision gibt es sogar eine Versionierung der Kommentare. Auch bei der Präsentation ist es wichtig, dass die geteilten Screens dieselbe Benennung besitzen, wie die originalen Bearbeitungsdateien. Das ermöglicht eine möglichst reibungsfreie Kommunikation mit Ihren Kunden.

Dateiversionierung – Speicherung nach Projektabschluss

Ihr Projekt ist fertiggestellt und Sie wollen Platz für Neues schaffen? Cloudbasierte Speicherdienste besitzen mittlerweile recht große Speicherkapazitäten, jedoch sind diese meist Teuer und nicht ausreichend, um Bearbeitungsdateien aus mehreren Geschäftsjahren zu beherbergen. Firmeninterne NAS-Systeme eignen sich hier besonders gut als finales Speichermedium, da sie große Speicherkapazitäten besitzen. Zwar sind sie etwas langsamer, aber man erhält sich die Möglichkeit, alte Projekte jederzeit wieder auf ein schnelleres Cloud-System kopieren zu können, ohne vorher nach der richtigen Festplatte suchen zu müssen. Diese haben unserer Meinung nach als finale Speichermedien ausgedient, da das Risiko von Hardwareschäden und der Platzbedarf auf Dauer einfach zu groß sind.

Durch die Festlegung und Einhaltung eines durchdachten Dateiversionierungssystems vermeiden Sie Verständnisschwierigkeiten sowohl mit Ihren Kunden als auch im Team. Auch wenn ein Kollege im Urlaub ist, kann jemand Anderes einspringen und das Kunden-Feedback anhand der Dateibenennung abarbeiten. Selbst Jahre nach einem Projektabschluss können Änderungen noch nachvollzogen und die erstellten Dateien weiterverwendet werden.

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